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| 行业类别：通用 |
功能类别：BPR |
技术类别：数据库开发 |
星级：★★★ |
| 提供厂商：北京和利时系统工程股份有限公司 |
更新时间：2004-03-02 |
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| HiFlow办公流程自动化系统解决方案 |
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| 更新时间：2004-03-02 |
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综述
引言：
市场竞争激烈，客户需求多变，我们将如何应对？
经济全球一体化造成企业生态环境日益复杂，面对强大的外部压力，企业怎样提高自身的竞争能力和应变能力？
工作效率低、部门协调难，我们该如何处理？
企业规模不断扩大，员工人数越来越多，企业管理难度也越来越大。面对部门间的推委、扯皮，工作效率低下，身陷于繁杂事务的我们该如何解脱？
----采用工作流软件！
办公管理软件太多，解决问题太少，我们要如何选择？
众多的产品关注的只是工作的本身，对工作流程的优化和管理却束手无策！而对企业来讲，内忧外困的症结往往在于工作流程本身，最适合企业的产品在哪里？
----采用工作流软件！！
什麽是工作流？
现代企业的日常活动中，70%以上都是由两个或两个以上的员工共同参与协作的任务，比如生产流程、业务流程、各类行政申请流程、财务审批流程、人事处理流程、质量控制流程、客户服务流程等。一项工作，经过一个步骤处理后再转往下一步骤的连续过程，称之为"工作流"。工作流就是业务流程的计算机化或自动化。企业或组织内有许多繁琐复杂的流程，这些流程构成了企业或组织的日常运营活动；通过现代技术手段将这些流程自动化，并对其进行有效的管理以提高企业运作效率，降低成本，增强企业规范是工作流自动化管理软件重点要解决的问题。
工作流能用在什么地方？
●适用行业：
消费品行业
制造业
电信服务业
银行、证券、保险等金融服务业
物流服务业
物业管理服务公司
进出口贸易服务公司
政府事业机构
研究院所及教育服务业等
●具体应用：
关键业务流程：订单、报价处理，采购处理，合同审核，客户电话处理等。
行政管理类：出差申请，加班申请，请假申请，用车申请，各种办公工具申请，购买申请，日报周报等。
人事管理类：员工培训安排，绩效考评，新员工安排，职位变动处理，员工档案信息管理等。
财务相关类：付款请求，应收款处理，日常、差旅、娱乐报销，预算和计划申请等。
客户服务类：客户信息管理，客户投诉、请求处理，售后服务管理。
特殊应用类：质量管理对应流程，产品数据信息管理，贸易公司报关处理，物流公司货物跟踪处理，新产品信息跟踪处理等。
各种通过表单逐级手工流转完成的任务均可用工作流软件自动实现。
为什么要实施工作流程自动化管理软件？
●没有实施工作流系统的企业运作情形怎样？
手工处理工作流程，特别是对于那些需要参与人员审批修改或填写数据的流程，每一步都是环环相扣的，当一个处理者完成了他对应的部分后另一个处理者才能接着处理，所有这些工作都需要手工或传真到对应的下一个处理者手中。
之前，每一个参与者都必须进行事务流程的培训。
其间，为了了解任务的状态，必须挨个询问，不仅不方便，还可能出现丢失资料或时间延误等情况。事后，处理结果是以文档方式归档的，不利于查询、报表及知识的再利用。
同时，所有的处理过程都没有记录，导致流程处理的效率、价值链的评估无法度量。
上述问题导致的后果在企业中的反映如下：
◎ 很多时间和精力浪费在事务的传递和内部的协调上
◎ 审批过程效率低下，导致对市场和客户的反应滞后
◎ 由于没有规范业务流程，企业管理混乱
◎ 对于有规范业务流程的企业，因缺乏处理过程的记录，标准无法贯彻
◎ 企业数据和知识得不到充分利用
◎ 处理时间、费用、效率无法控制和度量
◎ 关键业务流转常常因各种因素造成时间黑洞和延误
◎ 过度依赖于纸张，不仅浪费而且拖慢了企业的发展步伐
◎ 无法动态实现表单的查询、检索、统计等
◎ 内部信息化设备（服务器、PC、专线等）得不到充分的利用
举例：报销出差费用
首先员工必须填写一张出差费用报销单，自己计算出总金额。同时他必须记住费用报销的有关规定。当他填完表单，自己核算一遍，发现一个计算错误，不得不重新填写一张单子，因为财务规定单据不得涂改。然后他把单子交给部门经理审批。而此时经理正忙于做部门预算，这可比一张几百元的报销单重要多了。因此报销单在经理的桌子上搁了一个星期。当他着手处理这张报销单时，已经忘了是为了哪桩业务而发生的费用，于是他打电话给员工来确认这件事。这位员工这时正在给一个客户打电话，于是经理给他一个电话留言。最后员工给经理回电话说明情况，经理在报销单上签了字。接着报销单交到了财务部门的出纳手上。出纳按惯例全部重新计算一遍，确认没有任何差错后，将报销单放入下一批付款的单据队列中。员工一直没等到钱，担心会不会出差错，于是打电话给财务部门，请他们查一查，出纳帮他在一大堆单据里面找了半天，查到了那张报销单，便告诉员工再等两天就可以拿到钱了。等员工拿到这笔钱可能已经是他开始填报销单两个星期以后的事情了。
企业在处理这张报销单上所花费的时间和金钱与区区几百元的报销金额是不相称的。然而多数企业往往并没有意识到在这方面的浪费，的确也没有办法来知道处理一张报销单的开销有多大。报销是一个很简单流程，公司内还存在着比报销复杂得多的流程，在每个流程上浪费的时间金钱累积起来是一个可观的数字。
工作流自动化软件将彻底解决这个问题。仍以报销为例，采用工作流自动化软件以后，员工出差回来后，电脑上的任务列表里已经有了一张空白报销单，系统已经根据员工出差前在出差申请流程中输入的信息将相关输入项填好，员工只需要输入他必须提供的信息。系统自动计算出总金额，决无计算差错。如果员工在规定的时间里没有填报销单，系统会用Email发出催办信。填完后员工点击"确定"按钮，这张电子化的报销单立即流转到部门经理那里，出现在经理的任务列表上。经理如果在规定的日期之前没有处理，系统会给出警告。经理不必打电话问员工为哪桩业务报销，因为报销是出差费用流程的一部分，这张报销单是系统根据先前批准的出差申请而生成的。经理处理后，报销单流转到财务部的出纳那里，出纳不必检查有没有计算错误，因为肯定是正确的。员工很快就拿到了报销的钱。这张报销单的有关数据最后自动传递给公司的财务软件。整个过程高效而简洁，没有差错。
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