办公效率提高必读 打印机管理之“巧”招

    提到打印机的管理，相信多数人头脑中立即会涌现出不少平时总结出来的打印机管理技巧或心得，可是仔细推敲这些技巧和心得后，我们不难发现其中绝大多数技巧或心得都是针对正式打印之前的或打印之后的，而很少有技巧是专门针对打印过程中的。事实上，我们在执行完了打印操作命令后，并不就是一味地被动等待打印机去完成打印任务，在这一过程中，我们仍然可以对打印机进行主动管理；我们可以打开本地计算机的打印队列管理界面，来进行查看打印状态、调整作业打印顺序、随时终止打印作业等多种管理操作，确保材料打印有的放矢。

    1、查看打印状态信息
   
    在进行网络打印时，及时知道每一个打印任务的打印状态信息是非常必要的，打印管理员可以根据状态信息了解到哪些打印任务已经被执行完了，哪些打印任务正处于执行中，哪些打印任务在执行过程中出现了错误，这样就能有针对性地采取管理措施确保每一个打印任务都能顺利地被执行成功。由于每一个打印任务一旦被发送到打印机后，它们的打印状态信息就会自动出现在打印机所连计算机系统的打印队列中，因此我们只要进入打印机所连计算机系统，并打开该系统中的打印队列窗口就能查看到所有打印任务的状态信息了。下面就是查看打印任务状态信息的具体步骤：
   

图 1

    首先进入打印机所连计算机系统，并在该系统桌面中单击“开始”按钮，在弹出的系统“开始”菜单中依次选择“设置”/“打印机和传真”命令，打开本地系统的打印机列表窗口，再用鼠标双击目标网络打印机图标，这样就能打开打印机的打印队列窗口了，如图1所示；当然，一旦有打印任务发送到网络打印机中后，网络打印机所在计算机系统的托盘区域处就会自动出现一个打印机控制图标，用鼠标右键单击该控制图标，从弹出的快捷菜单中执行“打开所有现用的打印机和传真”命令，这样也能打开如图1所示的打印队列窗口；
   
    其次在打印队列窗口中，我们可以清楚地看到目前究竟有几个打印任务发送给了网络打印机；在对应该窗口的“文档名”列表处，我们可以查看到每一个打印任务的具体文档名称，在“状态”列表处我们可以查看到这些任务此时的打印状态，根据这里提供的状态信息我们就能知道哪些打印任务由于发生了错误而没有完成打印操作，一旦发现有打印任务出现错误状态时，我们必须根据对应打印任务的“所有者”信息，来通知该任务的打印用户及时采取措施排除打印故障，确保该打印任务重新被正确执行。此外，在打印队列窗口中，我们还能查看到每一个打印任务的页数、大小、提交时间以及使用端口等多种状态信息，有了这些状态信息后我们在打印时就能更加有的放矢了。