Office2007终极防护技巧全接触(上)

    设置格式和编辑的限制条件
   
    点击“常规选项”中的“保护文档”按钮，就能够打开限制格式和编辑窗格，这也能够在Ribbon中的“视图”内的“文档保护”中进行选择。有时，你会希望将文档分发给其他人，但不希望他们对其中的格式进行修改，或者是想要限制他们仅能够做某些编辑，例如插入批注。

    你可以通过如图6所示的任务窗格选择并应用格式和编辑设置。

    你可以将格式限制为你所指定的样式，如图7所示。

图7 你可以选定一些样式来限制文件的格式

    这能够防止其他人更改文档的样式，或是直接将格式应用到你的文档中。你也可以选择是否“允许自动套用格式替代格式设置限制”，“阻止主题或方案切换”以及“阻止快速样式集切换”。而在默认情况下，这些选项都是没有选中的。

    如果文档所包含的格式或样式是你所不允许的，你就会被询问是否需要移除它们。

    你可以对编辑作出如下限制：

    不允许任何更改（只读）

    修订

    批注

    填写窗体

    如果你希望文档中的某些部分能够让其他人自由地进行编辑，那么你可以指定这些选择部分作为不受限制的部分，或者是你可以仅允许特定的人来更改文档中的这个部分。这些设置都能够在“限制格式和编辑”任务窗格中的“例外项”内进行选择。

    你可以在例外项的选框中钩选中“每个人”，也可以点击“更多用户”之后，输入用户的名字，这样，你所指定的这些人就能够编辑你所选择的文档部分。

    通过这个特性，你可以允许一个人编辑文档中的一个选择部分，而让另一个人编辑另一个选择部分。例如，你可以让公司中的法律部门编辑一段关于处理法律问题的文档，但不允许他们去修改文档中关于技术问题的部分。

    当你设置完限制条件以及例外项之后，点击“是，启动强制保护”按钮。接着，在启动强制保护对话框中，你就可以选择是使用密码还是用户验证来对文件进行保护。

图8 你可以使用密码或是用户验证来强制格式和编辑的保护