Office2007终极防护技巧全接触(下)

    检查文档中的个人信息

    隐藏在文档中的个人信息可能会存在安全隐患。Office文档中所包含在文档属性中的元数据可能会揭示出关于作者、你的组织或是文档自身一些在文档内容中所不可见到的信息详情。你也许不希望将这些中所有的信息与每个获得这份文档拷贝的人进行共享。

    隐藏信息的类型

    在一个Office 2007的文档中，可能包含有的隐藏信息类型包括：

    元数据。它由文档属性所组成，例如作者、主题、最近保存此文档的人以及文档创建的日期。它还能够包括电子邮件地址、文件路径等信息。

    隐藏的文本、行、列、工作表以及不可见的内容。格式化了的文本可能不会显示在文档中，但你可以通过文档检查来对其进行查看，而文档的接收者当然也可以。在Excel中，行、列甚至整个工作表都能够被隐藏起来。PowerPoint幻灯片以及Excel中的工作簿中不可见的格式化对象也不会直接地显示出来。

    批注、追踪修订和注释。如果你有使用Word中的协同功能，那些追踪修订和注释的修订标记是能够被阅读者查看到的。

    页眉、页脚、水印、幻灯片之外的内容以及幻灯片的记录。在Word文档和Excel的工作簿中，你可能会有设置页眉和页脚，或者是Word文档中的水印。在PowerPoint中，拖动到每一张幻灯片外的对象可能会不可见，而记录可能包含的信息也会是你不想与他人共享的。

    自定义XML数据。一些XML数据在文档本身中是不可见的。

    文档检查则能够找到和删除许多类型的隐藏信息。它似乎有些独立于Office程序而存在。

    使用文档检查

    要用文档检查找寻或删除Office 2007中的隐藏信息，请按照以下操作步骤：

    1、将文档保存。

    2、点击Office按钮，选择“准备>检查文档”，如图7所示。

图7 使用文档检查功能来寻找和删除隐藏信息

    3、将你想要寻找的隐藏信息类型钩选中，如图8所示。
   

图8 选择你想要找寻的隐藏信息类型

    4、点击“检查”按钮。之后，隐藏信息就会被分类地检查并显示出来，如图9所示。
   

图9 文档检查会将你想要查找的隐藏信息类型显示出来

    5、此时，如果你需要的话，你就可以选择将隐藏信息删除。在完成检查之后点击“关闭”按钮。