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由于数码录音笔能够录音的时间很长，而且在绝大多数的情况下，它的存储容量不可能一次用完的，因此数码录音笔一般提供几个文件夹，每个文件夹中可以存储几十个甚至上百个文件。用户可以将每一段录音命名后，以文件的形式进行存储，并且可以根据内容进行分类，存储在不同的文件夹中，方便查找和管理。
最大录音数（条）是录音笔可以创建的最大的信息文件数目，最大录音条数越多，就能创建越多的文件。为了方便管理，一般的数码录音笔都支持多文件夹。如说明书上标注为4文件夹×200文件这样的格式，表明此数码录音笔会分为自动分为4个文件夹，每个文件夹可以存放200个录音文件。目前市面上的录音笔大多数都支持几百条的录音数，这样的设计也是为了管理上的方便，把录制的音频文件单独存放在一个文件里面有利于后期对文件的处理。
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